Wäre es so einfach, dann könnte es jeder und ich wäre ohne Lohn und Brot.

Eigentlich ist es ganz einfach:
Viele Beratungsleistungen finden nur in der Theorie statt und manchmal gibt es auch einfachste Simulationen, die wenig mit der Praxis zu tun haben (ich tue mich mit dem Legogedönse ziemlich schwer und halte das auf Ebene der Werker auch nicht für zielführend). Es ist ja ganz fantastisch, dass die Unternehmen und die Menschen darin in der Theorie Input bekommen, aber was ist mit der praktischen Umsetzung? Die bleibt oftmals aus, oder findet auf einem sehr geringen Umsetzungsniveau statt.

Ich mache es anders.
Natürlich nutze ich auch eine Theorie. Eine sehr spannende und mit hohem Praxisbezug. Im direkten Anschluss an die Theorie gehe ich mit den Mitarbeitern und Führungskräften noch einen Schritt weiter. Gemeinsam gestalten wir die Umsetzung in Teamarbeit direkt bei Ihnen vor Ort. An den Arbeitsplätzen der an der Aktion beteiligten Mitarbeiter. Sie bekommen also nicht nur die 5S Strategie, Schulungsinhalte, sondern greifbare Ergebnisse in Ihrer Praxis. Auf Wunsch begleite ich Sie vom Beginn bis zum Abschluss der Erstumsetzung und darüber hinaus. 

Bei meiner Lean Grundlagen Schulung, die ich "Gemeinsam einfacher Arbeiten" genannt habe, erkläre ich in den Menschen folgende Dinge:

- Lean/Kaizen kurz erklärt
- Wo steckt der Sinn hinter Veränderungen, was habe ich als Mensch davon und welche Vorteile unser Unternehmen
- 5S-Methode - die einzelnen Schritte anhand echter Beispiele aus der Praxis erklärt (ich nutze überwiegend Beispiele aus der Industrie und einige Sidekicks)
- einfache und ansprechende Sprache den Mitarbeitern gegenüber
- Rollout und Workshoporganisation 5S
- Materialkunde
- Visuelles Management als Methode in der Praxis
- Kanban zur Reduzierung von Fehlbeständen
- botom-up Kommunikation
und zwei-drei Dinge mehr...

Während der Theorie ist es immer schön zu beobachten, wie die zum Teil sehr skeptischen Menschen offener und lockerer werden. Warum? Die Menschen vertrauen einem Praktiker viel eher, als jemand der keine Ahnung von der Praxis hat (nach mehr als 1.500 5S-Workshoptagen kenne ich mich ein wenig in der Praxis aus:)).

Nur die Theorie reicht jedoch nicht aus. Die Menschen fangen erst an Dinge zu glauben, sobald diese angefasst werden können. Also gehen wir nach der Theorie direkt in die praktische Umsetzung vor Ort für ca. 8h. Klar, 8h reichen nicht aus um einen Bereich komplett zu restrukturieren, aber in den 8h gestalten die Menschen Ihre ersten Ergebnisse selbst. Ich achte dabei darauf, dass wir 5S komplett durchlaufen z. B. an einer Werkbank, der ersten Maschine, wir die ersten Flächenkennzeichnungen durchgeführt haben, die ersten Standards für Kanban und Visualisierungen erstellt haben und auch die nächsten Schritte verabredet werden. In vielen Unternehmen herrscht kaum Bewusstsein dafür, dass die Umsetzung zu Beginn ein großer Kraftakt ist und wenn das mal eben so nebenbei passieren soll, können Sie sich das Ergebnis denken.

Es ist so schön zu erleben, wie stolz die Mitarbeiter vor Ort auf die eigenen Ergebnisse sind. Es ist eben nicht mein Ergebnis, sondern das der Menschen.

Begeisterung.Leidenschaft.Erfahrung.Menschen

Es ist mitunter ein Kreuz, dass Mitarbeiter und Führungskräfte im Hinblick auf die betriebliche Organisation zu tragen haben.

Ein großes Ärgernis unter den Menschen auf der einen Seite, ein enormer Produktivitätsverlust auf der anderen Seite für die Unternehmen, sind die sich häufig wiederholenden Suchzeiten.

Viele Unternehmen haben für sich das enorme Potential dahinter verstanden und versuchen Suchzeiten mit der Einführung und Umsetzung der 5S-Methode zu vermeiden.

Was zunächst nach einer guten Sache klingt, ist in der Praxis gar nicht so einfach umzusetzen und durchzuhalten.

Was sind die größten Fallstricke bei der Umsetzung und Einführung von 5S?

·     Unklare Priorität

Die Umsetzung ist mit aktiver Arbeit und der Bindung von Kapazitäten verbunden. Alle 5S-Aktivitäten kommen zu Beginn on Top auf das ganz normale Tagesgeschäft. Darüber machen sich die wenigsten Unternehmen vor der Einführung Gedanken. Die Produktion oder Dienstleistung wird immer Vorrang haben. Wird dem Thema 5S also keine Priorität beigemessen, ist eine Umsetzung nicht möglich.

·     Fehlende Definition der 5S-Standards

Oftmals ist in den Unternehmen nicht klar definiert, was 5S konkret bedeutet und welche to Dos dahinterstecken. Ich kenne Unternehmen, wo jede Abteilung einen komplett unterschiedlichen 5S-Stand hatte. Da, wo man Glück hatte, gab es Abteilungsleiter und Mitarbeiter die 5S gut umgesetzt und verfolgt haben. In der Nachbarabteilung war dann z. T. davon nicht viel zu sehen, da der Abteilungsleiter nicht ganz so viel Interesse an dem Thema hatte.  

Definieren Sie Ihre 5S-Standards. Damit in Ihrem Unternehmen klar ist, was 5S genau in der Ausgestaltung bedeutet, definieren Sie die 5S-Standards gemeinsam mit den Führungskräften. Das führt zu einer einheitlichen Sichtweise und auch zu einer Reduktion der Ausreden auf Seiten der Führungskräfte und Mitarbeiter. Wusste ich nicht, kannte ich nicht, sind damit Geschichte. Wichtig: Kopieren Sie nicht irgendwelche Standards von Toyota, sondern definieren Ihre Eigenen.

·     Fehlende 5S-Kompetenz

 Wir wollen alles haben, aber dafür möglichst wenig geben. Die 5S-Methode ist in der Anwendung sehr trivial. Die größeren Hürden sind die Organisation der Umsetzung neben dem Tagesgeschäft und das Mitnehmen der Menschen vor Ort.

Wenn Sie sich auf die 5S-Reise begeben, sorgen Sie für entsprechende Kompetenz in Ihrem Unternehmen.

·     Unklare Rollenverteilung

Produktionsleiter zum Geschäftsführer:  „Aber Herr Schulze für die Einführung und Umsetzung ist doch unser Lean-Koordinator der Herr Meier zuständig. Ich kann da gar nicht so viel zu sagen, ich verlasse mich da auf den Kollegen“. Spitze!

Achten Sie bei der Umsetzung auf eine klare Verteilung der Rollen. Wer ist wofür verantwortlich? Einen Tipp den ich Ihnen geben darf: Es ist gut und richtig jemanden zu haben, der das Thema Intern als Koordinator pusht, fördert und fordert. Hier kann es sich allerdings nur um eine Unterstützungsleistung handeln. Verantwortlich für die Umsetzung sind die jeweiligen Abteilungsleiter. Nur diese sind in der Lage Kapazitäten dafür freizustellen. Ohne Kapazitäten keine Umsetzung. Die Produktion wird immer wichtiger sein als alles Andere.

Folgende Situation, die ich insbesondere in großen Unternehmen häufig wiederfinde, sollte Ihnen nicht passieren.

Der Lean / 5S-Koordinator möchte 6 Mitarbeiter aus der Produktion für einen 5S-Umsetzungsworkshop mit einer Dauer von 2 Tagen freispielen. Auf die Frage, an die Produktionsleitung, wann das möglich sei, kommt oft folgende Antwort „Gar nicht, wir müssen produzieren und haben für sowas keine Zeit“. Und nun? Putt – Frust – Ziel wird nicht erreicht

·     An den Menschen vorbei
Stellen Sie sich vor, ich komme zu Ihrem Arbeitsplatz, den Sie jetzt seit mehr als 10 Jahren ausüben. Nun gebe ich Ihnen Anweisung, wie es bei Ihnen auszusehen hat, konkret, wo Sie was hinlegen sollen und was Sie nicht mehr benötigen. Was meinen Sie, kann es funktionieren und im Ergebnis gut werden, wenn die Menschen vor Ort (die Ihren Arbeitsplatz am besten kennen), nicht mit eingebunden werden? Nein, bzw. doch. Unternehmen, die Ihre Menschen nicht mit auf die Reise nehmen, müssen eine enorme Energie für die Aufrechterhaltung aufwenden, was wenig Sinn und noch weniger Freude macht.

Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass die meisten Menschen ganz viel Lust auf positive Veränderungen der Strukturen haben.

Es gibt darüber hinaus noch weitere Fallstricke. Wenn es Ihnen gelingt, die o. g. Punkte zu berücksichtigen, wird die 5S Umsetzung bei Ihnen nicht zum Frustrationspotential, sondern zu einer echten Erfolgsstory.

Gerne schreibe ich die Geschichte mit Ihnen erfolgreich.

Wer sich zu meinem Herzensthema austauschen möchte, meldet sich gern bei mir.

In vielen Unternehmen ist man hingegangen und hat die "Pflegezeit" gegen Produktionszeit ersetzt. Ich habe viele Unternehmen kennengelernt, die so lange produziert haben, bis die Anlage defekt war. Dann wurde die Instandhaltung gerufen und die Anlagenbediener haben eine andere Aufgabe übernommen, die Umgebung gefegt oder sind Kaffee trinken gegangen. 

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen besonders anstrengenden Tag vor sich, oder gar mehrere Wochen. Wäre es da ein guter Rat für Sie, in dieser Zeit nichts zu Essen und zu trinken. Sie brauchen Ihre wenige Zeit ja schließlich für die anstrengende Zeit. Dass das Blödsinn ist, haben Sie wahrscheinlich schon bemerkt. Genauso kontraproduktiv ist es auf wichtige Wartungen und Pflegemaßnahmen zu verzichten. 

Die Manager aus den früheren Zeiten hatten auch nicht ganz unrecht. Zum Teil waren die Pflemaßnahmen, die es an den Freitagen gab,  überbordend und somit auch am Ziel vorbei. 

Dennoch, im Ergebnis der fehlenden Wartung haben viele Unternehmen einen schlechten Tausch gemacht. Fehlende Wartungen an den Anlagen führen zu sehr kritischen Effekten, wie z. B: 

- vermeidbare Reparaturen 
- höheren Ersatzteilkosten
- z. T. langsameren Rüstzeiten 
- z. T. geringere Takt-Geschwindigkeit an den Anlagen 
- z. T. schlechtere Produktqualität 

Was ist die Autonome Instandhaltung und wie kann diese helfen? 

Die Autonome Instandhaltung ist ein Baustein des TPM (Total Productive Maintainance) und wird in der Industrie seit Jahren von vielen Unternehmen in der Praxis angewandt. 

Autonom bedeutet in dem Kontext, dass die Mitarbeiter vor Ort einfache und sinnvolle Wartungspunkte selbst abarbeiten. Das bedingt in der Praxis mehrere Dinge: 

1. Evaluation der Wartungspunkte (der wirklich notwendingen) 
2. Durchführung der Wartung als Trainingseinheit zwischen Bediener, Instandhaltung und Wartungshandbuch 
3. Dokumentation der Wartungspunkte in einfacher Form 
4. Abstimmung der Spielregeln (Standards ) für die Durchführung der Wartungen

Unternehmen, die an den Anlagen und Maschinen die Autonome Instandhaltung einführen haben im ersten Schritt weniger "Brutto-Produktionszeit", da die Anlagen geplant für die Wartungen nicht zur Verfügung stehen. Im Ergebnis ist das allerdings nur ein Tauschgeschäft. Sie tauschen eine geplante Pflege gegen die Reduktion von ungeplanten Ausfällen und Störungen. 

Obwohl die Anlage oder die Maschine jetzt weniger Brutto-Zeit zur Verfügung steht, werden Sie am Ende des Tages mehr Netto-Stückzahlen aus den Anlagen und Maschinen herausholen. 

Die meisten Wartungstätigkeiten sind übrigens relativ einfach und aus meiner praktischen Erfahrung in Stichworten wie folgt zusammengefasst: 

- Wo müssen wir was und abschmieren? 
- Wo müssen Füllstände kontrolliert und ggf. aufgefüllt werden? 
- Wo müssen bestimmte Punkte auf Verschleiß kontrolliert werden? Abnutzung, Riemenspannung, etc. ? 
- Hör- Fühl und Sichtprüfungen ? 
- Welche Säuberungen sind notwendig (z. B. Filter) 


Die Autonome Instandhaltung ist im Vergleich zur 5S-Methode sehr einfach umzusetzen und auch nicht sonderlich langwierig. Je nach Größe der Anlage oder der Maschine ist ein Wartungstraining und Plan binnen von 1-3 Tagen (bei sehr großen Anlagen mitunter länger) erstellt. 

Ähnlich wie bei der 5S-Methode durchläuft die Autonome Instandhaltung mehrere Stufen. Die erste Stufe ist dabei die Grundreinigung an der Maschine mit dem Ziel, sämtliche Mängel und Defekte an der Maschine zu identifizieren und zu kennzeichnen (Bild oben). 

Sie haben Fragen dazu oder interessieren sich für die weiteren Stufen? Rufen Sie mich gern an. In den letzten Jahren habe ich ca. 40 Unternehmen bei der Einführung und Umsetzung der Autonomen Instandhaltung begleiten dürfen. 

Neben meinen eigentlichen Lean-Steckenpferden wie der 5S-Methode, Kanban, Visualisierungen und Bottom-Up Kommunikation , ist die Autonome Instandhaltung eines meiner Lieblingswerkzeuge. 

Warum Unternehmen dem Thema "Suchzeiten" dringend Aufmerksamkeit schenken sollten!

Jedes Unternehmen, welches ich in meinen 20 Arbeitsjahren kennengelernt habe, setzt sich mit dem Thema Steigerung der Produktivität und Senkung der Kosten auseinander. Oftmals sind es die großen Themen, die in dem Kontext behandelt werden.

Die neueste Technik, ein verbessertes ERP System, mehr Platzkapazitäten, günstiger Einkaufen und mehr qualifiziertes Personal stehen oft im Vordergrund. Allesamt wichtige Themen. In der Praxis jedoch oftmals sehr schwierig in der Ausgestaltung.

Ein Schlüssel zur verbesserter Produktivität liegt in der Organisation der Vielzahl ein Kleinigkeiten.

Werfen Sie doch bei sich mal einen Blick auf die kleinen Stolpersteine, die Sie und Ihr Team wiederholend erleben. Wiederholende Probleme in Form von wiederkehrenden Kleinigkeiten, die schief gehen führen relativ schnell dazu, dass die Menschen die Abweichungen als Normalfall ansehen und sich daran gewöhnen.

Wussten Sie, dass jeder Mitarbeiter pro Tag (insbesondere in direkten Bereichen) mindestens 15 Minuten Zeit aufwendet um Dinge zu suchen? Das klingt erst einmal nicht viel. Rechnen Sie diesen Zeitwert auf ein Jahr hoch, landen Sie bei 60h pro Mitarbeiter und Jahr. Das sind nicht nur 60h für die Ihr Unternehmen keine Rechnung an einen Kunden schreibt, sondern auch 60h Stress und Frust für den Suchenden. Egal ob es ein Ersatzteil ist, ein Verbrauchsmittel, ein Betriebsmittel oder eine Information. Es gibt unzählige Dinge die gesucht werden. Das einzig gute ist, dass die Menschen sich an diesen Unfug gewöhnt haben und auch eine gewisse Ohnmacht dagegen empfunden - wir haben doch schon so oft aufgeräumt und es bringt doch alles nichts -.

Neben dem Thema Suchzeiten sind auch Laufwege und Zugriffszeiten ein weiteres Ärgernis für die Menschen in den Unternehmen. Gerade wenn es z. B. beim Rüsten darum geht, die Anlage so schnell wie möglich auf das neue Produkt umzustellen, tun unnötige Laufwege an teuren Anlagen und Maschinen besonders weh.

Fehlbestände, ein weiterer Klassiker der täglichen Ärgernisse. Jetzt willst Du als Mensch deinen Job ausüben und benötigst ein Verbrauchsmaterial. Du machst die Schranktür auf und oh "leider hat der Letzte vergessen sich zwecks Nachbeschaffung zu melden"....hier verlieren die Menschen nicht nur Nerven und Geld, sondern zum Teil auch Kunden, wenn Liefertermine durch Fehlbestände eventuell nicht eingehalten werden können.

Falsche Ausführung der Arbeit;

In der Regel ist es der vorgelagerte Prozess der zu Problemen führt. Jeder kennt Sie, Schnittstellen in Prozessen. Es ist schon fast ein Naturgesetzt, dass sobald es zu Schnittstellen in den Unternehmen kommt, Arbeiten zum Teil nicht richtig an den Folgeprozess weiter gegeben werden. So ist es nicht verwunderlich, dass es Menschen gibt, die sich 45 Jahre lang über die Zusammenarbeit mit der vorgelagerten Abteilung ärgern. Oft wird in der Praxis so agiert, dass Fehler des vorgelagerten Prozess korrigiert wird, immer und immer wieder. Dauerhafte Abstellmaßnahmen und die Bildung von interdisziplinären Teams sind in vielen Unternehmen keine gängige Praxis. Oft wird bei Fehlern darauf vertraut, dass dieser sich zukünftig nicht wiederholt.

Kommunikation ist mitunter Glücksache

Niemand kennt den Arbeitsplatz besser als der oder die Stellenausführende. Es ist mitunter verrückt, wie viel extra Stunden in den Unternehmen geleistet wird, weil Kommunikation nicht in ausreichender Form oder zu spät stattfindet.

Sie wollen Ihr Unternehmen fit machen und sich einen Vorteil verschaffen?

Die von mir beschriebenen Kleinigkeiten sind einzeln betrachtet kaum der Rede wert. Schaut man sich jedoch die Summe der vielen Kleinigkeiten an, werden Sie feststellen, dass hier ein enormes Potential in den Unternehmen steckt, die sich bis heute noch nicht mit den Kleinigkeiten beschäftigen.

Neben einer enormen Steigerung der Produktivität (allein durch die Abschaffung der Suchzeiten holen Sie 2-4 % raus), sorgen Sie mit der Organisation der Kleinigkeiten für eine deutliche Reduzierung des Stresses für die Menschen vor Ort.

Sie wollen wissen, wie es gelingt auch in Ihrem Unternehmen die Kleinigkeiten in den Griff zu bekommen? Dann lassen Sie uns kennenlernen.

Ihr Manuel Lehmann

www.5s-coaching.de

Jeder Mensch hat seine eigene Geschichte. Meine war bisher ist alles andere als gewöhnlich. Ich bin mehr als einmal gestolpert und hingefallen, besonders in der Anfangszeit. Was mich aber immer wieder dazu gebracht hat, aufzustehen, war der Wunsch, meine Fähigkeiten zu perfektionieren und mir als Experte auf meinem Gebiet einen Namen zu machen. Selbst jetzt bilde ich mich immer noch weiter und lerne mit jeder neuen Herausforderung etwas neues dazu. Heutzutage ist es mein Ziel, Menschen wie dir dabei zu helfen, die Grundlage für einen nachhaltigen Erfolg zu schaffen.

Diese berechtigte Frage wurde mir von dem Geschäftsführer eines Mittelständischen Metallverarbeiters gestellt. 

"Prinzipiell ist die 5S-Methode als Lean Baustein in der Theorie relativ einfach. Mit anderen Worten, Sie können sich das Wissen um die 5S-Methode auch selbst beibringen. Neben zahreicher Informationen im Netz, gibt es unzählige Buchwerke in denen 5S erklärt wird. So ist es auch beim Sport, z. B. beim Tennis. Sie können sich als Kind den Ball nehmen und einfach selbst beginnen zu spielen. Einfacher und schneller ans Ziel kommen Sie mit einem guten Trainer. 

Ein guter Berater - und ob ich das bin, dürfen und müssen einzig meine Kunden beurteilen - hat Antworten: 

• Wie gelingt uns die Einführung von 5S neben unserem Tagesgeschäft?
• Wie gelingt es die Menschen einzubinden an an 5S aktiv zu beteiligen?
• Wie halten wir unser 5S-System dann dauerhaft aufrecht?
• Welche Materialien benötigen wir für den Start der Umsetzung von 5S?
• Wie organisieren wir die Workshops ohne dabei unser ganzes Unternehmen lahmzulegen? 
• Was kostet die Einführung und wie lange dauert in der Regel die Amortisation?
• Haben Sie erfolgreiche 5S-Projekte bereits umgesetzt? 
• Wie gehen Sie mit kritischen Mitarbeitern und Führungskräften um?
• Wir haben viel zu wenig Platz? 
• Unsere Mitarbeiter tun sich schwer mit Veränderungen?
  
  Ich kann nicht sagen, ob dem Geschäftsführer jede meiner Antworten gefallen hat. In meinen Erstberatungsgesprächen bin ich schonungslos ehrlich und stelle nicht nur die positiven Möglichkeiten mit 5S dar, sondern auch welcher Aufwand betrieben werden muss, um den in den Genuss der Vorteile zu kommen. Eines konnte ich dem Geschäftsführer in jedem Fall versprechen. Es lohnt sich in die Umsetzung der 5S-Methode Geld und noch wichtiger Zeit, zu investieren. 

Die Amortisation beträgt bei einem 5S-Projekt mit externem Berater 12-18 Monate. Dabei sind zahlreiche weiche Faktoren, wie eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter in die Berechnung noch nicht einmal eingeschlossen. 

ps. meine ehrlichen Antworten haben dem Geschäftsführer zumindest so gut gefallen, dass wir kurze Zeit später in die Umsetzung eines erfolgreichen 5S-Projektes gegangen sind und damit die Basis für eine größere Lean-Transformation geschaffen haben.

Eine seit mehreren Jahren stumpfe Tesa-Schneidtstation

Beispiel Prozessmapping (Zeit ist ein kritisches Gut)

Zu meiner Zeit als Leiter der Operativen Logistik der Hella KG kann ich mich noch gut an ein Prozessmapping erinnern, wo wir den Prozess "Administration Wareneingang" in einem Prozessmapping dargestellt haben. 

Als wir die Prozesslandkarte erstellt haben, ist uns aufgefallen, dass die täglich ca. 100 ankommenden Pakete nicht nur im SAP erfasst werden, sondern auch in einer manuellen Excelliste. In diese Liste wurde jedes Paket mit namentlichen Empfänger eingetragen. Auf die Frage, warum der Kollege die Daten in einer Excelliste einträgt, obwohl der Wareneingang parallel im SAP gebucht wurde, bekamen wir folgenden Antwort:

Im SAP ist es leider nicht möglich, den genauen Empfänger und Ablageort einzutragen (es gab zwar ein Lagersystem, aber keines für Pakete, welche bei den Empfängern auf den Schreibtisch gelegt werden). Da es in der Vergangenheit einmal vorgekommen ist, dass ein Paket verschwunden ist, wurde diese "zu Fuss" Lösung ins Leben gerufen.

Ich habe dann die Frage gestellt, wie viel Zeit der Prozess der manuellen Listenpflege täglich kostet und wie oft im Nachgang in die Liste genutzt wurde, um verschollene Pakete zu finden.

15 Minuten tägliches Zeitinvestition für die Listenpflege. Keine einzige Nachverfolgung in den letzten 36 Monaten.

Im Ergebnis bedeutet dass, das für den Prozess der Listenpflege pro Jahr 65 Arbeitsstunden verschlungen hat, ohne dass die Daten im Nachgang jemanden genützt haben.

Maßnahmen nach dem Prozessmapping:
1. kleine Anpassung der Wareneingangsbuchung im SAP
2. Entfall der gesamten Liste, was zu einer Einsparung von ca. 65 Stunden pro Jahr geführt hat.